Інтерв'ю заступника Міністра освіти і науки України – керівника апарату Олега Дерев’янка газеті «Освіта України», 28.12.2015

Олег Дерев’янко: Маленькі зміни роблять можливими великі перетворення

Заступник міністра освіти і науки України – керівник апарату про сучасний документообіг, проектне управління та всеохоплюючу силу любові

Потрапивши до робочого кабінету заступника міністра освіти і науки України – керівника апарату і без слів стає зрозуміло, що орієнтуються тут на нові технології та командну роботу. Адже, крім безпосередньо робочого місця з комп’ютером, бачимо кілька столів та стільців поруч з інтерактивною дошкою, а ще – мультимедійну платформу з великим екраном і можливістю під’єднання кількох ноутбуків водночас. Олег Дерев’янко пояснює: так зручніше та ефективніше представляти й обговорювати концепції, ідеї, проблеми і рішення. Технологічна атмосфера кабінету підказала перше запитання – щодо впровадження електронного документообігу. Як працюють над цим у міністерстві?

- Упровадження електронного документообігу – одне з пріоритетних завдань з точки зору вдосконалення операційних процесів у міністерстві. Ключовим фактором успіху повноцінного впровадження є забезпечення електронного візування документів і їхнього остаточного підписання. Коли це можна буде робити з допомогою електронного цифрового підпису, тоді зможемо суттєво економити час і прискорювати діяльність міністерства. Наприклад, можна буде візувати певну кількість документів, до яких немає зауважень, просто натиснувши одну клавішу на комп’ютері. Нині ж для цього треба документ спочатку роздрукувати, а потім ходити «по колу» – підписувати у всіх відповідних посадових осіб, які це можуть зробити лише, якщо вони фізично присутні тощо. Все це дуже уповільнює рух документів, а відтак, ??? і темпи прийняття і реалізації тих чи інших рішень. Електронний документообіг суттєво прискорює цей процес, крім того він значно спростить взаємодію з іншими міністерствами, Кабінетом Міністрів України. Звісно, потрібно зробити так, щоб до такої взаємодії були готові всі учасники.

До речі, на засіданнях колегії МОН вже не використовують друковані матеріали – їх члени колегії отримують електронною поштою. Це – економія і часу, і коштів. Документи з Кабміну для міністра також надсилаються лише в електронному вигляді.

Над цим актуальним питанням працюють і в міністерстві, і в Уряді в цілому. Щоправда, на заваді стоїть відсутність сучасного апаратного забезпечення. Я не знаю деталі проблем в інших міністерствах, але, думаю, вони схожі з проблемами МОН, в якому більшість комп’ютерів є застарілими, немає нормальних серверів, на яких можна було б «розгорнути» бази даних, сучасні програмні середовища для новітнього електронного врядування. Але нині ми знаходимося за крок від важливої події – рішення Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) щодо виділення грантових коштів, які дадуть змогу придбати необхідне серверне обладнання. Також компанія Microsoft дасть додаткові ліцензії на використання програмного забезпечення. Ми плануємо розпочати два проекти, один із них – електронний документообіг і електронна взаємодія.

Від ідеї – до документа

– Йдеться про робочу взаємодію в електронному середовищі?

– Так, адже багато роботи відбувається на етапі підготовки певного документа. Обговорення ідей, уточнення завдань, аналізування пропозицій... Електронне врядування – це не тільки і не стільки суто електронний документообіг уже готових документів. Це, насамперед, спільні інформаційні ресурси, правильно налагоджені комунікації, коли всі учасники вирішення того чи іншого питання завжди інформаційно знаходяться, як то кажуть, «на одній сторінці». Це дуже важливо для ефективності виконання завдань. Той самий швидкий пошук будь­якої інформації за ключовими словами: від ідеї і різних думок щодо неї – до кінцевого документа.

Але ефективність електронного врядування можлива лише на основі правильних управлінських і операційних процесів. Якщо сам процес є неправильним, то електронне врядування не допоможе, а буде лише пришвидшувати цю «неправильність». Якщо у вас в організації хаос, то з технологіями ви отримаєте автоматизований хаос. У абревіатурі «ІТ» головна літера – «І», тобто informtation, а вже потім «T» – technology. Нас не цікавлять технології просто заради технологій. Але нас дуже цікавить, як з допомогою сучасних технологій робити правильні процеси більш ефективними. А якщо процес неправильний або недостаньо ефективний і сучасний, то треба спочатку корегувати саму логіку процесу, а вже потім завдяки технологіям робити його більш швидким або, наприклад, більш гнучким. Звісно, це взаємопов’язані речі. Є процеси і вдосконалення, які можливі лише завдяки технологіям – те ж автоматичне підписування будь­якої кількості погоджених документів своїм цифровим підписом завдяки лише одному натисканню клавіші на комп’ютері, зокрема дистанційно. Завдяки сучасним технологіям ми також зможемо залучати до фахової дискусії, до прийняття рішень з ключових питань більшу кількість експертів і освітян­практиків ще на етапі ідей і пропозицій та їхнього аналізу. Тобто технології дають змогу робити щось не лише швидше, а й якісніше.

– Тобто, за таким підходом – майбутнє громадського обговорення проектів міністерства?

– Так, ми хочемо до цього дійти. Але не в якості заміни звичайних зустрічей, які є дуже важливими, а в якості допов­нення до них, щоб залучити до обговорення більшу кількість фахівців. Це також забезпечує вищий рівень прозорості. І від цього виграє якість пропозицій. Адже всі зможуть побачити й оцінити пропозицію конкретної людини, фахівця­освітянина чи, наприклад, науковця. Тож вони працюватимуть над тим, щоб їхні пропозиції були слушними, своєчасними, обґрунтованими. Якісне громадське обговорення – це не просто механічний збір сотень пропозицій міністерством. Це має бути справжня дискусія, доступна також для представників громадськості і соціально відповідального бізнесу.

До речі, ще одним плюсом такого механізму є те, що ми не втрачаємо прогресивних думок, які можуть виникнути під час дискусії. Адже вони можуть стати дуже корисними при вирішенні іншої проблеми. Також такий підхід дає змогу проаналізувати помилки, подивитися, на якому етапі було прийнято неоптимальне рішення. Зауважу – це треба робити не для того, щоб когось покарати. Має бути право на помилку – без цього працівники боятимуться робити щось нове, а отже – сповільнюватимуть зміни. Звичайно, не йдеться про невиконання прямих службових обов’язків – на це треба реагувати відповідно.

З допомогою сучасних технологій також можна реалізувати концепцію петицій не на загальнодержавному, а на галузевому рівні: формулюється пропозиція, яка збирає певну кількість голосів, після чого автоматично розглядається міністерством. Також в електронну форму можуть перейти відповіді на звернення та запити громадян, організацій – це суттєво прискорить процес їх отримання.

Покращить електронний документообіг і ситуацію зі звітністю, яка нині є переважно паперовою. Наприклад, навіщо постійно роздруковувати і відвозити в різні інстанції фінансовий звіт університету, якщо цей документ не змінюється? Тобто треба багато чого оптимізувати. В системі освіти є специфічні складові, наприклад, Єдина державна електронна база з питань освіти (­ЄДЕБО) чи Інформаційна система управління освітою (ІСУО), і тут також є великий пласт роботи.

Проектне управління

– Які ще принципові нововведення плануються?

– Ми не лише плануємо, а вже здійснюємо. Наприклад, створили групу управління проектами. Ця невелика за кількістю учасників група складається з працівників міністерства й інших фахівців, які працюють на громадських засадах. Вони впроваджуватимуть повноцінне проектне управління в міністерстві. Всі ключові проекти матимуть відповідне оформлення та інструментарій для ефективного управління – статут, чіткий графік реалізації, який оновлюється в режимі онлайн, доступ до інформації для всіх учасників проекту, де б вони не знаходились фізично, в режимі 24/7 завдяки використанню хмарних сервісів.

У вдосконаленні будь­яких операційних процесів є важливий принцип, який працює скрізь – і в корпоративному середовищі, і в державному, і в бізнес­адмініструванні. Англійською він звучить так – making work visible. Тобто робота, яку можна побачити, рухається набагато швидше. Адже надзвичайно важливо бачити і знати, на якій стадії знаходиться виконання того чи іншого завдання. Працівники повинні бути в єдиному інформаційному просторі й розуміти, яка робота у конкретний момент є пріоритетною.

Наприклад, над важливим проектом разом працюють фахівці міністерства, університетів, представники громадськості. Щоб отримати інформацію про нинішній стан його реалізації, не потрібно влаштовувати стандартних нарад – можна просто зазирнути у «хмару», зрозуміти, де ми зараз знаходимося, і, за потреби, реагувати на відхилення від процесу. Такий підхід дає змогу ефективніше керувати більшою кількістю проектів, адже не передбачає постійного формального звітування.

– Чи готові до нових форматів роботи освітяни, фахівці міністерства?

– Хтось більше готовий, хтось – менше. Іншим треба дати можливість підготуватися, звісно, якщо вони хочуть рухатися вперед. Світ ніколи не стоїть на місці – людина або рухається уперед, або деградує. Думаю, більшість людей буде готовою. Раніше, наприклад, не було комп’ютерів, але ж нині вміння ними користуватися не є чимось особ­ливим.

Варто зазначити, що на часі – реформування системи управління освітою, це затверджено Національною радою реформ. Міністерство й експерти підтримують ідею вдосконалення системи управління, роз’єднання функцій забезпечення потреб освіти і контролю освіти, збільшення повноважень на місцях.

Одна з основних проблем, яка стосується якості освіти, на мою думку, полягає не в тому, що школи, програми, вчителі чи батьки – «не такі», а в тому, що між ними дуже мало взаємодії. Найчастіше проблема полягає у відсутності дієвих її механізмів, необхідних управлінських навичок і розуміння батьків та їх бажання брати участь у спільних процесах. Тому дуже великий потенціал має саме налагодження такої взаємодії – це я можу сказати як батько трьох дітей.

Важливі «маленькі зміни»

– Стає прозорішою і сфера державних закупівель. З Вашою участю відбувалися наради щодо функціонування відповідних інтернет­майданчиків. Як просувається це починання?

– Наше міністерство зробило серйозний поступ у справі використання систем допорогових електронних закупівель (до 200 тисяч гривень). Сьогодні вже є новий закон про державні закупівлі й точно буде закон про обов’язковість електронних закупівель і для післяпорогових сум. Новий підхід дає змогу суттєво зекономити державні кошти. Участь в роботі інтернет­майданчиків для державних структур є безкоштовною, невеликі кошти сплачують лише потенційні постачальники. Коли тендер оголошується на одному з майданчиків, то одразу публікується і на інших. Зручно, що формальні документи компанії, які запропонували найнижчу ціну, надають уже після проведення тендера. Якщо компанія відповідає вимогам, вона стає переможцем тендера, якщо ні – звертаються до наступної, яка пропонує найнижчу ціну. Такий механізм спрощує процедуру державних закупівель і робить їх прозорими.

Є дуже багато речей у сфері вдосконалення процесів і дебюрократизації управління системою освіти, над якими працює міністерство. Деякі з них є взагалі непомітними для суспільства або для освітян однієї сфери, якщо вони стосуються змін в іншій. Це ніби маленькі кроки, але вони поступово змінюють саму систему.

– Наприклад?

– Наприклад – скасування необхідності погодження в міністерстві преміювання заступників керівників навчальних закладів, які підпорядковані безпосередньо міністерству. Ніби дрібна річ. Але коли ми це відмінили, а для цього треба було прийняти аж цілу постанову Кабінету Міністрів (!), для міністерства це означає мінус майже 5000 (!) абсолютно формальних листів на рік. Це економія коштів, а головне –часу працівників на нікому не потрібній бюрократичній процедурі, і спрямування цього часу на змістовну і корисну роботу.

До речі, ми цією постановою, яку МОН ініціювало, розробило і довело до прийняття Урядом, звільнили від необхідності такої формалістики не лише освітян, а й всі інші бюджетні установи. В цілому у державному управлінні – це мінус десятки тисяч зайвих бюрократичних листів і сотні зекономлених годин на продуктивну діяльність.

Прикладів таких маленьких перемог над зайвою бюрократією у нас уже досить багато, а сукупно вони поступово змінюють саму систему управління. Це, звісно, не відміняє масштабних завдань і необхідності проектування і здійснення стратегічних трансформацій. Але дуже часто найкращі задумки великих змін потім, на етапі реалізації розбиваються об стіну, яка складається з безлічі маленьких бюрократичних перепон, як хвилі води розбиваються об скелю і втрачають свою силу...Тому «маленькі зміни» є дуже важливими, вони звільняють простір і роблять можливими великі перетворення.

– Якби Ви могли побажати або порадити всім освітянам лише щось одне, щоб це було?

– Щось одне? Так не чесно, як кажуть діти (посміхається – Авт). Адже хочеться побажати дуже багато – миру, добробуту, родинного затишку, поваги суспільства і належної уваги від держави. Звісно, здоров’я і радості від спілкування з учнями і студентами. Наснаги і натхнення. Але якщо щось одне­єдине, то це, мабуть, буде любов. Я бажаю всім любові. Мені пощастило мати вчителів, які були закохані в свою справу. І я всім бажаю таких учителів, незалежно від віку і професії. Але я хотів би побажати не лише любові до своєї справи. Любов до людей є, мабуть, найвищим благом, до якого кожен із нас має прагнути. Як це – ставитися до колег по роботі, до підлеглих, до керівництва, до учнів, до партнерів – з позиції любові? І не тому, що «так треба», або ти хочеш щось від них отримати, а тому, що ти маєш до них справжнє почуття співпереживання і співпричетності? Я всім бажаю такої любові, любові, як полум’я свічки, яка горить, і дає своє тепло кожному, хто потрапляє в коло світла, без жодних умов. Любові, як пропозиції бачити себе в інших, в причинах і наслідках подій, в тому, що ми залишаємо після себе на цій планеті.

Спілкувався Максим Короденко, «Освіта України»