Автоматизований Інформаційний Комплекс Освітнього Менеджменту

АІКОМ

Програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (ПАК «АІКОМ») – система класу EMIS (Education Management Information System, електронна система управління освітою), яка призначена для обробки державних електронних інформаційних ресурсів та персональних даних у сфері освіти в рамках єдиного інтегрованого середовища.

2 грудня 2021 року Кабінет Міністрів України затвердив постановою № 1255 Положення про програмно-апаратний комплекс “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту”. З текстом постанови КМУ від 02.12.2021 № 1255 можна ознайомитись за посиланням. 

Основна мета – забезпечення переходу до електронного документообігу (звітність, комунікація, сповіщення, опитування, голосування, оперативні збори даних) та оптимізація даних бізнес-процесів у сфері дошкільної, загальної середньої, позашкільної та професійної (професійно-технічної) освіти та управлінь освітою місцевого та обласного рівнів (створення відповідних модулів в ПАК «АІКОМ»), що дасть змогу суттєво підвищити достовірність освітньої статистичної та адміністративної інформації та покращити на цій основі якість управлінських рішень, зокрема щодо розподілу коштів освітньої субвенції та інших бюджетних коштів для фінансування освіти, забезпечує передумови для відмови від паперових документів в рамках загальної дебюрократизації.

Завдяки цій системі ми зможемо забезпечити електронний документообіг у закладах загальної середньої освіти, цифровізувати процеси зарахування, відрахування та переведення учнів та реалізувати на базі АІКОМ багато інших проектів, що спростить та автоматизує роботу освітян. 

Очікувана модернізація передбачає створення електронних кабінетів здобувача освіти та педагогічного працівника дошкільної, загальної середньої, позашкільної та професійної (професійно-технічної) освіти, що уможливить отримання ними доступу до усіх державних інформаційних освітніх сервісів та полегшують отримання зведених деперсоналізованих даних для формування в автоматичному режимі звітності, необхідної для Державної служби статистики України. 

Серед інших цілей модернізації є також розвиток безкоштовного державного електронного щоденника та журналу, розгортання єдиної системи авторизації для державних освітніх сервісів, підключення альтернативних програмних рішень ринку освітніх інформаційних послуг до центральної бази даних з використанням АРІ ПАК «АІКОМ» тощо.

E-Journal

Одним з популярних цифрових інструментів, який забезпечує базову цифровізацію системи загальної середньої освіти, є система електронних журналів. Такі цифрові інструменти створюють нові можливості для забезпечення безперервної взаємодії та ефективної співпраці між чотирьома групами учасників процесу - адміністрація школи, вчителі, учні та батьки.

Починаючи з грудня 2020 року доступний для впровадження та використання в ЗЗСО безкоштовний державний сервіс електронних журналів на базі програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (EJournal), створений командою Міністерства освіти і науки України та Державної наукової установи «Інститут освітньої аналітики», який введено в дослідну експлуатацію наказом МОН від 22.12.2020 № 1545. Рішення про його використання приймає ЗЗСО на добровільній основі.

Для того, щоб ЗЗСО підключитися до програмного модуля безкоштовних державних електронних журналів у ПАК «АІКОМ» (далі – програмний модуль), потрібно пройти алгоритм дій, наведений за посиланням.

Переваги запровадження електронного журналу для різних груп учасників освітнього процесу:

Для адміністрації школи:

• можливість оперативно готувати освітню звітність, діаграми успішності по класах і предметах; 
• аналіз результативності роботи педагогів;
• облік відвідування;
• можливість відслідковувати динаміку успішності учнів, класів, школи;
• підвищення рейтингу закладу освіти.

Для вчителів:

• звільнення від надлишкової паперової роботи;
• простий доступ до актуального розкладу у смартфоні або комп'ютері;
• можливість завантажувати навчальні матеріали для ознайомлення та допомоги у підготовці домашніх завдань;
• економія часу для підготовки до уроків;
• зручний поділ класів на групи без паперових журналів;
• просте автоматичне формування складних звітів за підсумками семестру або навчального року;
• ефективна комунікація з учнями та батьками.

Для учнів:

• зручний доступ до навчальних матеріалів і домашніх завдань;
• участь в онлайн вебінарах і конференціях, організованих школою;
• можливість перегляду матеріалів уроків у зручний час (у т.ч. на період відсутності в школі);
• можливість віддаленої взаємодії з учителями;
• можливість самостійного контролю успішності навчання.

Для батьків:

• можливість оперативно отримувати інформацію про успішність та відвідування дітей;
• ефективний контроль засвоєння знань та виконання домашніх завдань;
• пряма комунікація з учителями;
• можливість брати участь в оцінці якості освітніх послуг.

Дебюрократизація управління освітою

Нещодавно було презентовано результати першого етапу проекту «Дебюрократизація управління освітою», реалізованого Міністерство освіти і науки України за підтримки ГО DOCCU і Швейцарсько-Українського проекту DECIDE у співпраці експертів Офісу ефективного регулювання BRDO.

Головною задачею проекту було надати експертну підтримку для розуміння того, що потрібно зробити, щоб спростити процедури звітування та діловодства, а також налагодити процеси обміну даними в галузі загально-середньої освіти.

В ході проекту було сформовано фокус-групи, учасниками яких стали освітяни, а також проаналізовано документи, які фігурують в діяльності шкіл. Це дозволило виявити основні проблеми та численні бюрократичні перепони, що стоять на заваді ефективного функціонування вітчизняної освітньої галузі.

Стало очевидним, що система загальної середньої освіти потребує суттєвої модернізації.

Ось лише кілька цифр, які показово характеризують надмірну забюрократизованість процесів і процедур у цій галузі:

• 48 видів паперових документів школи зобов’язані вести та зберігати;
• 70 000 пачок паперу щомісяця витрачають українські школи на ведення цієї документації;
• 62 400 000 грн щороку коштує державі такий обсяг паперу.

Узагальнюючи такий поточний стан ми можемо зробити такі висновки:

• Звітність переважно дублюється у цифровому та паперовому варіантах для різних реципієнтів. Обмін інформацією між ними не налагоджений та потребує врегулювання. 
• Звітна інформація вноситься у ручному режимі. Це унеможливлює впровадження сучасних освітніх сервісів та не дозволяє інтегрувати повною мірою необхідні інформаційні освітні ресурси та забезпечити обмін даними з ключовими державними реєстрами.

Які пропонуються рішення?

За результатами цього проекту розроблено проекти змін до 11 чинних НПА та створення двох нових НПА, які забезпечать цифровізацію шкільного діловодства. 

Також було змодельовано нові процеси електронного обліку, вступу, відрахування, переведення учнів та дітей засобами модернізованої інформаційно- телекомунікаційної системи “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (АІКОМ). Нове технічне рішення дозволить впровадити нові цифрові підходи, що сприятимуть дебюрократизації та дерегуляції управління освітою.