Департамент забезпечення документообігу, контролю та інформаційних технологій

Основні завдання департаменту: 

1. Організація єдиної системи діловодства у МОН згідно законодавства України, вимог Регламенту Кабінету Міністрів України, типових інструкцій з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи і міжвідомчого обміну, з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади.
2. Забезпечення контролю та перевірки виконання законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та доручень Прем’єр-міністра України, інших органів виконавчої влади, запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян та громадських організацій, наказів і доручень керівництва МОН структурними підрозділами МОН, а також проведення аналізу причин порушення виконання їх вимог, внесення пропозицій щодо усунення таких порушень та інформування керівництва МОН (підготовка аналітичних, інформаційних, довідкових, інших матеріалів) з питань виконання контрольних завдань та стану виконавської дисципліни.
3. Організація електронного документообігу в МОН.
4. Забезпечення роботи архіву МОН, формування справ документів (крім таємних) та передача їх на архівне збереження, формування зведеної номенклатури справ МОН та зведеного опису справ постійного строку зберігання.
5. Участь у реалізації державної політики в галузі інформаційно-комунікаційних технологій у сфері освіти і науки.
6. Реалізація заходів державної політики цифрової трансформації і цифровізації у сфері освіти і науки, технічного захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах та на об’єктах інформаційної діяльності апарату МОН, реалізація визначених пріоритетних напрямів розвитку нормативно-правового та матеріально-технічного забезпечення системи технічного захисту інформації МОН.
7. Матеріально-технічне та господарсько-побутове забезпечення структурних підрозділів МОН. Придбання у встановленому порядку та контроль за збереженням матеріальних цінностей, що знаходяться на балансі МОН.
8. Організація пропускного режиму в адміністративних будинках МОН в установленому порядку.

Основні функції департаменту:

• Прийом, здійснення попереднього розгляду, реєстрація, сканування і доставка документів на розгляд керівництву МОН (за розподілом обов’язків) для отримання резолюцій, а також структурним підрозділам МОН, коли кореспонденція адресується безпосередньо їм.
• Забезпечення оформлення оригіналів наказів МОН та додатків до них, реєстраціюта належним чином оформлення їх копій.
• Забезпечення документообігу документів з грифом «Для службового користування» (далі – «ДСК») у встановленому порядку.
• Направлення документів МОН в електронному вигляді через Систему електронної взаємодії центральних органів виконавчої влади (далі – СЕВ) адресатам.
• Розробка та замовлення виготовлення бланків МОН, шаблонів паперових та електронних документів для системи електронного документообігу МОН (далі - СЕД МОН), надання методичної допомоги структурним підрозділам МОН при виготовленні та застосуванні ними власних бланків.
• Участь у розроблені та проведенні фахової експертизи проектів актів законодавства, Кабінету Міністрів України, інших документів з питань, що належать до компетенції Департаменту.
• Прийом від структурних підрозділів МОН архівних справ (згідно з їхньою номенклатурою справ) для подальшого зберігання в архіві МОН, складання зведеної номенклатури справ та зведеного опису справ МОН постійного зберігання, подання їх на погодження до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
• Формування архіву МОН, забезпечення належного зберігання архівних документів МОН, надання методичної допомоги структурним підрозділам МОН у частині оформлення і зберігання архівних документів.
• Участь, за потребою, у проведенні експертизи документів у структурних підрозділах МОН з метою визначення наукової, історичної і практичної цінності для передачі їх на подальше зберігання до архіву МОН, вилучення документів тимчасового та тривалого зберігання для знищення встановленим порядком.
• Надання методичної допомоги структурним підрозділам МОН в організації діловодства в СЕД МОН та на паперових носіях, дотриманні правил документування управлінської діяльності.
• Участь у розробці, тестуванні, запровадженні та промисловому застосуванні СЕД в МОН, застосуванні СЕД при обміні документами між МОН та іншими адресатами в системі СЕВ.
• Внесення пропозицій щодо вдосконалення порядку здійснення контролю за виконанням контрольних завдань.
• Організація технічного обслуговування та ремонту копіювально- множувальної техніки, оргтехніки, комп’ютерної техніки, що перебуває на балансі МОН.
• Замовлення виготовлення печаток і штампів, необхідних для ведення діловодства в МОН, забезпечення їх належного використання та облік.
• Складання та розміщення в СЕД МОН телефонних довідників керівників та працівників структурних підрозділів МОН.
• Організація роботи по розгляду звернень громадян, що надійшли безпосередньо на розгляд МОН та від ДП «Урядова гаряча лінія».
• Забезпечення впровадження та технічної підтримки електронного документообігу, застосування кваліфікованого електронного підпису, технологій електронного урядування, подальшої автоматизації діловодних процесів МОН.
• Застосування у межах компетенції заходів до створення та розвитку інформаційних ресурсів, розроблення сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, комплексних систем захисту інформації, систем технічного захисту інформації МОН.
• Забезпечення працівників МОН комп’ютерною та оргтехнікою, іншим обладнанням, необхідним для виконання їх посадових обов’язків.
• Здійснення проектування, розвиток, технічної підтримки та адміністрування інтегрованої телекомунікаційної системи МОН, її взаємодію з інформаційно-телекомунікаційними системами Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, центральними та місцевими органами виконавчої влади.
• Впровадження, забезпечення розвитку та функціонування автоматизованої СЕД МОН, її інтеграцію із СЕВ та автоматизованими системами електронного документообігу Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, центральних та місцевих органів виконавчої влади.
• Участь в установленому порядку у роботі комісії МОН з розподілу бюджетних коштів для забезпечення потреб Міністерства, у створенні та розробленні Річного плану закупівель МОН та додатків до нього.
• Визначення основних параметрів, аналіз та здійснення закупівель товарів, робіт і послуг на електронних майданчиках системи Прозоро, у тому числі складання тендерної документації, проектів договорів. Участь в укладанні договорів на постачання товарів та надання послуг/робіт для забезпечення МОН.
• Участь у роботі конференцій, семінарів, засідань за круглим столом, курсах підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації фахівців з питань інформатизації, цифрової трансформації, технічного захисту інформації, державних закупівель.
• Надання працівникам структурних підрозділів МОН інструктивно- методичної допомоги у використанні можливостей СЕД МОН та доступу до електронних інформаційних ресурсів інтернету.
• Забезпечення у СЕД МОН режиму нерозповсюдження інформацій щодо персональних даних та документів з грифом «ДСК».

Забезпечення підготовки:

1. листів-погоджень проектів актів Кабінету Міністрів України з питань електронного урядування та сфери інформатизації, що відноситься до компетенції Департаменту;
2. інструкцій з питань роботи користувачів у СЕД МОН згідно з їх посадовими інструкціями;
3. технічних завдань (технічних проектів) на надання послуг, виконання робіт із реалізації проектів розвитку технологій електронного урядування, інших інформаційних систем, що використовуються в МОН.

Структура департаменту:

• Директор департаменту;
• Відділ документообігу;
• Відділ комп’ютерного забезпечення та ІТ;
• Відділ з питань контролю та звернень громадян;
• Адміністративно-господарський відділ;
• Відділ інформаційної безпеки;
• Відділ забезпечення діяльності керівництва;
• Експедиція;
• Архів.

Довідник контактів